QUY TRÌNH YÊU CẦU BẢO HÀNH TỪ A ĐẾN Z

Bước 1 Khách phản ánh

Bước 2 Tiếp nhận

Bước 3 Xác minh

Bước 4 Kiểm tra thực địa

Bước 5 Phán quyết

Bước 6 Thực hiện

Bước 7 Đóng hồ sơ

≤ 24h

≤ 24h

48–72h

3–5 ngày

24h sau KT

Theo cam kết

24h sau hoàn tất

1

Khách Hàng Phản Ánh & Gửi Yêu Cầu

Liên hệ qua 1 trong 3 kênh: (1) Hotline (028) 6681 6788, (2) Form online tại hbf.com.vn/bao-hanh, (3) Email info@homebeauty.vn. Cung cấp: tên, số điện thoại, địa chỉ, mô tả sự cố, ảnh chụp (3–5 ảnh rõ nét từ nhiều góc).

2

Tiếp Nhận & Ghi Nhận Hồ Sơ — Trong 24h

Bộ phận CSKH tiếp nhận, tạo mã yêu cầu bảo hành (BH-YYYYMMDD-XXX), xác nhận lại thông tin, kiểm tra tình trạng hợp đồng và phiếu bảo hành trong hệ thống CRM.

3

Xác Minh Thông Tin & Phân Loại — Trong 48h

Bộ phận kỹ thuật xem xét ảnh, mô tả và hồ sơ lắp đặt. Phân loại sơ bộ: (A) Rõ ràng thuộc diện BH → lên lịch xuất kỹ thuật; (B) Cần kiểm tra thêm → yêu cầu thêm thông tin; (C) Không thuộc BH → thông báo và giải thích có văn bản.

4

Kiểm Tra Thực Địa — Trong 3–5 Ngày Làm Việc

Kỹ thuật viên HBF đến tận nơi kiểm tra: đo độ ẩm, kiểm tra bề mặt, tháo thử 1–2 tấm nếu cần, chụp ảnh ghi nhận hiện trạng toàn diện. Lập biên bản kiểm tra có chữ ký 2 bên.

5

Phán Quyết & Thông Báo Giải Pháp — Trong 24h Sau Kiểm Tra

Trưởng bộ phận kỹ thuật ra phán quyết dựa trên biên bản thực địa. Thông báo cho khách hàng bằng văn bản: phạm vi xử lý, thời gian thực hiện, vật liệu thay thế. Nếu từ chối BH: giải thích chi tiết + đề xuất dịch vụ sửa chữa có phí.

6

Thực Hiện Bảo Hành

Căn cứ theo phán quyết: Sửa chữa tại chỗ (thay tấm ván, sơn dặm, trám khe...) hoặc Thay mới một phần hoặc toàn bộ. Thời gian thực hiện theo cam kết ghi trong biên bản phán quyết. Vệ sinh sạch sẽ sau khi hoàn thành.

7

Nghiệm Thu & Đóng Hồ Sơ — Trong 24h Sau Hoàn Tất

Khách hàng kiểm tra và ký xác nhận hoàn thành. Cập nhật hồ sơ bảo hành trong hệ thống CRM. Gửi SMS/email xác nhận đóng hồ sơ. Lưu trữ biên bản 5 năm. Gọi hỏi thăm sau 7 ngày.

Số hợp đồng / hóa đơn VAT

🔴 Bắt buộc

Xác nhận giao dịch và thời gian mua hàng

Phiếu bảo hành HBF

🔴 Bắt buộc

Xác nhận điều khoản bảo hành đã cam kết

Ảnh chụp sự cố (3–5 ảnh)

🔴 Bắt buộc

Đánh giá sơ bộ và chuẩn bị phương án

Video ghi lại sự cố (nếu có)

🟡 Tốt hơn

Đặc biệt hữu ích với tiếng kén két, cong vênh

Thông tin khu vực bị ảnh hưởng

🔴 Bắt buộc

Ước tính diện tích, chuẩn bị vật liệu

Biên bản nghiệm thu (nếu HBF thi công)

🟡 Tốt hơn

Xác nhận tình trạng ban đầu khi bàn giao

Lịch sử bảo trì / vệ sinh

🟢 Nếu có

Loại trừ nguyên nhân do sử dụng không đúng

Thông tin điều kiện phòng (điều hòa, độ ẩm)

🟡 Tốt hơn

Phân tích nguyên nhân chính xác hơn

ℹ️  MẸO TIẾT KIỆM THỜI GIAN

Chụp và lưu trữ ảnh sàn gỗ ngay sau khi lắp đặt hoàn thành. Giữ hợp đồng và phiếu bảo hành ở nơi dễ tìm (hoặc scan lưu điện tử). Khi cần bảo hành, bạn sẽ có đủ hồ sơ ngay lập tức — rút ngắn thời gian xử lý đáng kể.